Regulamin

Wersja 1.0. Ostatnia aktualizacja: 7 września 2026 r.

Regulamin określa zasady korzystania z AskSpot przez klientów biznesowych. Szczegóły wybranego pakietu, w tym ceny, sposób rozliczeń i czas korzystania, określa indywidualna Oferta udostępniana przed jej przyjęciem. Regulamin nie zawiera cennika.

Spis treści

• § 1 Strony i dokumenty
• § 2 Rejestracja i zawarcie Umowy
• § 3 Usługi i sztuczna inteligencja
• § 4 Indywidualne Oferty
• § 5 Trial i korzystanie bezpłatne
• § 6 Płatności
• § 7 Czas trwania i zakończenie
• § 8 Zasady korzystania i prawa do treści
• § 9 Dane i dostawcy technologii
• § 10 Odpowiedzialność
• § 11 Zmiany warunków i rozwój Usług
• § 12 Eksport danych i zmiana dostawcy
• § 13 Reklamacje i kontakt
• § 14 Ustawowe prawa niektórych przedsiębiorców
• § 15 Postanowienia końcowe
• Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych AskSpot
• §1. Zawarcie i zakres
• §2. Instrukcje i obowiązki Klienta
• §3. Poufność i bezpieczeństwo
• §4. Pomoc, naruszenia i kontrola
• §5. Podprocesorzy i transfery
• §6. Żądania organów
• §7. Zwrot i usunięcie
• §8. Odpowiedzialność i pierwszeństwo
• Załącznik A — Opis przetwarzania
• Załącznik B — Minimalne zobowiązania bezpieczeństwa
• Załącznik C — Upoważnieni podprocesorzy

§ 1 Strony i dokumenty

1. Usługodawcą jest ASKSPOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Krakowie, Aleja Jana Pawła II 43B, 31-864 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000993175, Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, NIP 6751770919, kapitał zakładowy 6 200 zł („AskSpot”). Kontakt: kontakt@askspot.io; pomoc techniczna i reklamacje: support@askspot.io.
2. „Klient” oznacza przedsiębiorcę lub inny podmiot zawierający Umowę w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową. Usługi nie są oferowane konsumentom. Uprawnienia osób prowadzących działalność gospodarczą, którym przepisy przyznają ochronę konsumencką, pozostają zachowane zgodnie z § 14.
3. „Usługi” oznaczają udostępniane online funkcje AskSpot, w szczególności agentów AI wspierających sprzedaż i obsługę klienta, integracje, raportowanie oraz panel zarządzania („Panel”). Zakres dostępny dla Klienta wynika z Oferty.
4. „Oferta” oznacza zapis warunków konkretnego zamówienia, przedstawiony Klientowi w Panelu lub przekazany elektronicznie i zaakceptowany przez Klienta. Obejmuje także ofertę bezpłatną lub testową. „Dane Klienta” obejmują przekazane treści, dane i konfiguracje oraz zapisane rozmowy i wyniki powstałe w ramach korzystania z Usług.
5. Umowę tworzą Regulamin, zaakceptowane Oferty oraz Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („DPA”) z załącznikami. „Karta danych” oznacza udostępniony przed aktywacją Usług opis retencji, eksportu, usuwania i lokalizacji danych, stanowiący część tego pakietu.
6. W razie sprzeczności indywidualnie uzgodnione postanowienia mają pierwszeństwo przed wzorcem. Oferta rozstrzyga parametry handlowe, a DPA — zasady powierzenia. § 10 ustanawia jeden wspólny limit odpowiedzialności dla Umowy i DPA. § 12 określa zasady migracji i odzyskania danych; DPA stosuje się tak, aby ich nie udaremniało. Bezwzględnie obowiązujące przepisy mają pierwszeństwo przed wszystkimi tymi dokumentami.

§ 2 Rejestracja i zawarcie Umowy

1. Klient podaje prawidłowe dane identyfikacyjne i kontaktowe. Osoba działająca w jego imieniu musi być uprawniona do zawarcia Umowy. Klient zabezpiecza dostęp do konta, nadaje odpowiednie uprawnienia personelowi i zgłasza podejrzenie nieuprawnionego dostępu.
2. Umowa dotycząca konta zostaje zawarta po zaakceptowaniu Regulaminu i DPA oraz potwierdzeniu utworzenia konta przez AskSpot. Samo utworzenie konta nie oznacza zamówienia płatnych Usług.
3. Zamówienie zostaje zawarte po zaakceptowaniu Oferty i jego elektronicznym potwierdzeniu przez AskSpot. Jeżeli Oferta wymaga wcześniejszej płatności, weryfikacji lub wykonania integracji, jasno wskazuje te warunki i moment uruchomienia Usług.
4. Przed akceptacją Klient może zapoznać się z dokumentami, zapisać je i odtworzyć oraz poprawić wprowadzone dane. AskSpot przekazuje potwierdzenie zawierające zaakceptowane warunki lub ich niezmienną kopię elektroniczną, identyfikatory wersji i datę akceptacji.
5. Niniejszy Regulamin nie zastępuje automatycznie wcześniej zawartych umów ani odrębnie uzgodnionych warunków enterprise. Zmiana takiej umowy wymaga właściwego dla niej uzgodnienia.

§ 3 Usługi i sztuczna inteligencja

1. AskSpot świadczy Usługi z należytą starannością właściwą dla działalności zawodowej. Zakup obejmuje funkcje opisane w Ofercie, a nie wszystkie funkcje prezentowane przez AskSpot, przyszłą mapę rozwoju ani konkretną technologię, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej.
2. Do korzystania potrzebne są dostęp do internetu, aktualna wspierana przeglądarka, aktywny adres e-mail oraz — odpowiednio do funkcji — obsługa JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania. Dodatkowe wymagania integracji i zgodności AskSpot wskazuje przed zamówieniem danej funkcji.
3. AskSpot może aktualizować oprogramowanie, interfejsy, modele i sposób wykonywania Usług. Takie działania podlegają § 11 oraz DPA i nie uprawniają do nieuzgodnionej zmiany opłat lub istotnego ograniczenia zakupionego zakresu.
4. Wyniki AI mogą być błędne, niekompletne lub nieaktualne i nie muszą być unikalne. Usługi nie gwarantują wyniku sprzedażowego ani bezbłędnego rozwiązania każdej sprawy. Wynik AI nie stanowi oświadczenia woli AskSpot ani profesjonalnej porady.
5. Klient ustala zakres uprawnień agentów, testuje konfiguracje i działania, które sam wprowadza, oraz zapewnia nadzór odpowiedni do ryzyka. Odpowiada za własne oferty i relacje z odbiorcami. Nie zwalnia to AskSpot z odpowiedzialności za wykonanie własnych obowiązków. Usługi nie służą do podejmowania bez wymaganego prawem nadzoru decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne wobec osób fizycznych.
6. AskSpot zapewnia informację o interakcji z AI w dostarczanym przez siebie interfejsie. Klient nie usuwa ani nie ukrywa oznaczeń. Przy własnym interfejsie Klient zapewnia ich prawidłowe wyświetlanie zgodnie z instrukcjami AskSpot i swoimi obowiązkami ustawowymi.
7. Standardowe Usługi nie obejmują umownej gwarancji określonej dostępności, czasu reakcji, czasu naprawy ani kredytów SLA. Prace utrzymaniowe i przerwy są możliwe; AskSpot ogranicza ich skutki i, gdy jest to możliwe, informuje o planowanych istotnych przerwach. Odrębne SLA wymaga wyraźnego uzgodnienia.

§ 4 Indywidualne Oferty

1. AskSpot może oferować różnym klientom różne pakiety, ceny, waluty, rabaty, limity i warunki testów. Nie ma obowiązku publikowania wszystkich cen na ogólnodostępnej stronie ani udostępniania każdemu klientowi tych samych Ofert.
2. Oferta określa odpowiednio: zakres Usług; cenę lub jednoznaczny sposób jej obliczenia; walutę i podatki; jednostkę rozliczeniową i reguły jej zliczania; limity i skutki ich przekroczenia; opłaty dodatkowe; termin i sposób płatności; datę rozpoczęcia; okres rozliczeniowy i czas zamówienia; zasady odnowienia, rezygnacji i rozliczenia przy zakończeniu; warunki triala; parametry limitu odpowiedzialności z § 10. Jeśli przewiduje mechanizm zmiany ceny przy odnowieniu z § 11 ust. 5–8, wskazuje go wyraźnie i określa wyprzedzenie zawiadomienia o nowej cenie.
3. AskSpot może stosować abonament, rozliczenie według wykorzystania, przedpłatę, pakiety jednostek albo połączenie tych metod. Definicja płatnej jednostki, jej wyłączenia i moment naliczenia muszą być znane przed zamówieniem. Etykieta funkcji, np. „rozwiązana rozmowa”, sama nie określa reguł naliczania.
4. Jeśli Oferta nie wskazuje opłaty lub pozwalającego ją ustalić sposobu obliczenia, AskSpot nie nalicza takiej opłaty. Przekroczenie limitu nie powoduje automatycznej zmiany na droższy pakiet, chyba że Klient uprzednio zaakceptował konkretny mechanizm i jego skutki cenowe. Bez takich zasad AskSpot może ograniczyć wykorzystanie do zakupionego limitu.
5. Parametry Oferty mogą zmieniać się pomiędzy zamówieniami. Wersja zaakceptowana przez Klienta, wraz ze zmianami dokonanymi zgodnie z § 11, pozostaje podstawą rozliczenia danego zamówienia. Sama późniejsza zmiana ekranu lub strony z ofertą nie zastępuje uzgodnionych warunków.

§ 5 Trial i korzystanie bezpłatne

1. AskSpot może udostępniać triale, promocje i pakiety bezpłatne na warunkach danej Oferty, w tym z różnym czasem trwania, zakresem, limitem wykorzystania i zasadami kwalifikacji. Nie gwarantuje ponownego przyznania triala ani bezterminowego utrzymywania bezpłatnej oferty.
2. Po zakończeniu triala dostęp wygasa lub przechodzi na wskazany w Ofercie wariant bezpłatny. Przejście na płatne Usługi wymaga akceptacji płatnej Oferty. Automatyczna konwersja jest dopuszczalna wyłącznie, gdy Klient przed uruchomieniem triala wyraźnie zaakceptował cenę lub sposób jej obliczenia, termin pierwszej płatności, odnowienie i sposób rezygnacji.
3. Bezpłatny dostęp może zostać zakończony po uprzednim zawiadomieniu dającym możliwość odzyskania danych zgodnie z § 12. Nie zmienia to uzgodnionego okresu triala, chyba że wystąpi podstawa zawieszenia lub rozwiązania z § 7.
4. Funkcje eksperymentalne AskSpot oznacza przed ich uruchomieniem i wskazuje istotne znane ograniczenia. Określenie funkcji jako testowej nie uchyla obowiązków ochrony danych ani ustawowych uprawnień Klienta.

§ 6 Płatności

1. Klient płaci wyłącznie opłaty wynikające z zaakceptowanej Oferty, z uwzględnieniem zmian dokonanych zgodnie z § 11. Informacja o podatkach i kwocie do zapłaty jest przedstawiana przed zakupem, a przy zmianie ceny na odnowienie — w zawiadomieniu zgodnym z § 11. Faktury są wystawiane i udostępniane zgodnie z właściwymi przepisami; termin płatności wynika z Oferty.
2. Przy płatnościach cyklicznych Klient upoważnia do pobierania opłat w zaakceptowanym zakresie, w tym na podstawie uprzednio przyjętego mechanizmu z § 11 ust. 5–8. Samo podanie danych płatniczych nie oznacza zgody na nieujawnione opłaty, zmianę pakietu ani podwyżkę poza tym mechanizmem.
3. AskSpot umożliwia sprawdzenie podstaw naliczonego wykorzystania i zgłoszenie rozbieżności. Zestawienie AskSpot nie jest niepodważalnym dowodem. Klient płaci w terminie bezsporną część należności; uzasadniony spór o pozostałą część jest rozpatrywany w trybie reklamacji.
4. W razie opóźnienia AskSpot może naliczyć ustawowo dopuszczalne odsetki i koszty oraz, po wezwaniu z odpowiednim dodatkowym terminem i ostrzeżeniem o skutkach, zawiesić odpłatne Usługi. Zawieszenie nie oznacza zgody na naliczanie nowych nieuzgodnionych opłat ani dowolne usuwanie danych.

§ 7 Czas trwania i zakończenie

1. Umowa dotycząca konta trwa do jej rozwiązania. Czas i okresy rozliczeniowe poszczególnych zamówień określa Oferta. Automatyczne odnowienie wymaga uprzedniego wyraźnego uzgodnienia, obejmującego okres odnowienia, sposób rozliczenia i termin rezygnacji. Bez niego zamówienie terminowe wygasa z końcem uzgodnionego okresu. Zmiana ceny przy odnowieniu podlega § 11 ust. 5–8; samo uzgodnienie automatycznego odnowienia nie upoważnia do dowolnej zmiany ceny.
2. Klient może wyłączyć odnowienie lub złożyć wypowiedzenie w Panelu, jeżeli dostępna jest odpowiednia funkcja, albo na kontakt@askspot.io. AskSpot potwierdza zgłoszenie i datę zakończenia. Usunięcie integracji lub zaprzestanie używania Usług samo w sobie nie stanowi wypowiedzenia.
3. Jeżeli Oferta nie przewiduje okresu zobowiązania ani wypowiedzenia, Klient może zakończyć zamówienie w dowolnym czasie ze skutkiem na przyszłość. Konto bez aktywnych zamówień można zamknąć w dowolnym czasie. Procedura migracji i odzyskania danych pozostaje dostępna na zasadach § 12.
4. AskSpot może nie odnowić zamówienia lub zakończyć zamówienie bezterminowe zgodnie z terminem podanym w Ofercie, z wyprzedzeniem umożliwiającym uporządkowane zakończenie współpracy i migrację. Brak terminu w Ofercie nie uprawnia do natychmiastowego zakończenia płatnej Usługi bez przyczyny.
5. Strona może rozwiązać Umowę z powodu istotnego naruszenia przez drugą stronę, jeśli nie zostanie ono usunięte w odpowiednim terminie wskazanym w wezwaniu. AskSpot może niezwłocznie ograniczyć lub zawiesić Usługi w zakresie niezbędnym do przeciwdziałania zagrożeniu bezpieczeństwa, bezprawnemu wykorzystaniu lub wykonania obowiązku prawnego; podaje przyczynę, o ile prawo tego nie zabrania, i przywraca dostęp po ustaniu podstawy. Natychmiastowe rozwiązanie jest możliwe, jeśli naruszenie jest nieusuwalne lub dalsze świadczenie byłoby bezprawne.
6. Po zakończeniu rozlicza się Usługi wykonane i inne wyraźnie zaakceptowane należności, z uwzględnieniem Oferty oraz prawa. Nie nalicza się automatycznie opłat za przyszłe odnowienia. Jeżeli AskSpot kończy świadczenie bez naruszenia po stronie Klienta albo Klient kończy je z powodu nieusuniętego istotnego naruszenia AskSpot, AskSpot zwraca odpowiednią część przedpłaty za niewykonane Usługi. Ustawowe prawa do zwrotu pozostają nienaruszone.

§ 8 Zasady korzystania i prawa do treści

1. Klient zapewnia prawa i podstawy prawne niezbędne do przekazania Danych Klienta, ich przetwarzania i wykonywania zleconych działań. Dba o aktualność materiałów, zgodność własnych instrukcji z prawem i bezpieczeństwo udostępnionych integracji. Nie przekazuje szczególnych kategorii danych osobowych ani danych o wyrokach i naruszeniach prawa, chyba że strony odrębnie uzgodnią odpowiednie warunki.
2. Zabronione są treści i działania bezprawne, naruszanie praw osób trzecich, rozsyłanie spamu, obchodzenie zabezpieczeń lub limitów, nieuprawniony dostęp, zakłócanie pracy Usług oraz odtwarzanie kodu poza zakresem dozwolonym prawem. Zastosowania wymagające szczególnych warunków regulacyjnych lub bezpieczeństwa wymagają wcześniejszego uzgodnienia.
3. AskSpot i jego licencjodawcy zachowują prawa do oprogramowania i technologii. Klient otrzymuje na czas zamówienia niewyłączne prawo korzystania z Usług w swoim przedsiębiorstwie, w tym udostępniania uzgodnionych funkcji swoim odbiorcom.
4. Klient zachowuje prawa do Danych Klienta. Udziela AskSpot uprawnienia do ich używania w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy, w tym utrzymania i optymalizacji agentów Klienta. Klient może wykorzystywać wyniki AI w zakresie, w jakim przysługują mu do nich prawa; AskSpot nie zastrzega ich dla siebie, ale nie gwarantuje powstania praw wyłącznych ani braku praw osób trzecich.
5. Strony chronią informacje poufne otrzymane w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy, również po jej zakończeniu, dopóki zachowują poufny charakter. Mogą udostępniać je osobom i podwykonawcom, którzy potrzebują dostępu dla wykonania Umowy i podlegają odpowiednim obowiązkom poufności. Wyjątki obejmują informacje zgodnie z prawem publiczne, niezależnie opracowane lub legalnie uzyskane z innego źródła oraz ujawnienie wymagane prawem.
6. Publikacja historii wdrożenia, wyników, wypowiedzi Klienta lub jego logo w materiałach promocyjnych wymaga odrębnego uzgodnienia. Przekazane dobrowolnie ogólne sugestie AskSpot może wykorzystywać do rozwoju Usług bez wynagrodzenia, z zachowaniem poufności i ochrony danych.

§ 9 Dane i dostawcy technologii

1. DPA reguluje przetwarzanie danych osobowych w imieniu Klienta i obowiązuje także w trialu. W zakresie własnych celów administracyjnych AskSpot przetwarza dane jako administrator na zasadach opisanych w odrębnej Polityce prywatności udostępnianej przy zbieraniu danych. Polityka prywatności informuje o tym przetwarzaniu i nie zastępuje DPA. Akceptacja Umowy nie jest zgodą na marketing.
2. AskSpot korzysta z dostawców infrastruktury i AI. Przetwarzanie może obejmować przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, zgodnie z DPA i wykazem dostawców. Regulamin nie zapewnia wyłącznego przetwarzania w EOG, niezmienności konkretnego modelu ani posiadania certyfikatów niewskazanych w uzgodnionej dokumentacji.
3. AskSpot nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania lub dostrajania modeli udostępnianych innym klientom i zapewnia takie ograniczenie w warunkach korzystania z dostawców modeli. Analiza danych w celu obsługi, raportowania i poprawy agentów tego Klienta pozostaje dozwolona w zakresie DPA. Dane osobowe powierzone przez Klienta nie są wykorzystywane do rozwoju produktu dla innych klientów.

§ 10 Odpowiedzialność

1. Strony odpowiadają za naruszenie swoich obowiązków w granicach prawa i niniejszego paragrafu. Niepewność wyników AI ani brak SLA nie stanowią całkowitego zwolnienia AskSpot z odpowiedzialności za własne naruszenia lub za podwykonawców, za których odpowiada zgodnie z prawem.
2. Z zastrzeżeniem ust. 5, AskSpot odpowiada za szkodę rzeczywistą i nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie. Nie odpowiada w zakresie, w jakim szkoda została spowodowana naruszeniem Umowy przez Klienta, wadliwymi materiałami lub konfiguracją Klienta albo jego systemami, bez przyczynienia się AskSpot.
3. Łączna odpowiedzialność AskSpot związana z Umową i DPA, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona do niższej z dwóch wartości: sumy opłat netto zapłaconych lub należnych za wszystkie Usługi w okresie referencyjnym przed zdarzeniem oraz kwotowego pułapu odpowiedzialności. Pierwsza płatna Oferta określa długość okresu referencyjnego, pułap, walutę i ewentualną regułę przeliczenia opłat w innych walutach jako wspólne parametry całej Umowy. Przy krótszej współpracy uwzględnia się okres od rozpoczęcia świadczenia. Kolejne Oferty powtarzają te parametry; ich zmiana wymaga wyraźnego uzgodnienia dla całej Umowy i nie zmniejsza odpowiedzialności za wcześniejsze zdarzenia. Nie powstają odrębne limity na Ofertę, dokument, podstawę prawną lub roszczenie. Powiązane zdarzenia traktuje się jako jedno, według warunków sprzed pierwszego z nich. Przy kilku niepowiązanych zdarzeniach nie sumuje się obliczonych limitów; łączna odpowiedzialność nie przekracza najwyższego z nich. Wypłacone, uznane lub prawomocnie zasądzone odszkodowania oraz odrębnie uzgodnione kary umowne zalicza się na poczet tego limitu. Jeśli wymaganych parametrów nie uzgodniono, niniejszy ustęp nie ustanawia kwotowego ograniczenia; brak parametru nie oznacza limitu zerowego.
4. Przy Usługach bezpłatnych i trialu odpowiedzialność odszkodowawcza AskSpot jest wyłączona w zakresie dopuszczalnym prawem, z wyjątkami z ust. 5. Wyłączenie dotyczy wyłącznie szkód związanych jedynie z bezpłatnymi Usługami; do zdarzeń obejmujących jednocześnie Usługi płatne stosuje się ust. 3. AskSpot nie przejmuje kar administracyjnych, grzywien ani innych sankcji publicznoprawnych nałożonych na Klienta; nie stanowi to ani wyłączenia własnych obowiązków publicznoprawnych AskSpot, ani wyłączenia praw osób trzecich.
5. Wyłączenia i ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie, odpowiedzialności, której prawo nie pozwala ograniczyć, praw osób, których dane dotyczą, ani ustawowego regresu w zakresie, w jakim nie może być ograniczony. Nie stosuje się ich do rażącego niedbalstwa w zakresie, w jakim takie ograniczenie jest zakazane przez właściwe przepisy, w szczególności przepisy Data Act dotyczące nieuczciwych postanowień związanych z danymi. § 14 pozostaje wiążący. Limit nie ogranicza zwrotu należnej Klientowi przedpłaty lub nadpłaty.
6. Umowa nie nakłada na Klienta bezwarunkowego obowiązku pokrywania wszystkich roszczeń osób trzecich lub sankcji wobec AskSpot. Rozliczenia między stronami uwzględniają właściwą podstawę prawną, rzeczywisty udział w powstaniu szkody i powyższe ograniczenia.

§ 11 Zmiany warunków i rozwój Usług

1. AskSpot może dowolnie kształtować nowe Oferty, w tym wprowadzać i wycofywać pakiety lub promocje oraz zmieniać ceny, jednostki i model rozliczeń dla przyszłych zamówień. Nie wymaga to zmiany Regulaminu, jeżeli Oferta mieści się w jego zasadach.
2. Zmiana zaakceptowanej ceny, sposobu naliczania, okresu zobowiązania, limitu odpowiedzialności lub istotnego zakresu Usług wymaga przedstawienia nowych warunków i ich wyraźnej akceptacji, z wyjątkiem uprzednio przyjętego mechanizmu cenowego z ust. 5–8. Zmiana może obowiązywać od uzgodnionego momentu lub kolejnego odnowienia; nie działa wstecz. Poza tym mechanizmem brak akceptacji nie upoważnia do naliczenia nowej ceny. AskSpot może pozostawić dotychczasowe warunki albo zakończyć lub nie odnowić zamówienia zgodnie z § 7, po uprzednim poinformowaniu Klienta.
3. AskSpot może wprowadzać zmiany techniczne i organizacyjne wynikające z rozwoju Usług, bezpieczeństwa, usunięcia błędów, zmiany technologii lub wymogów prawa, o ile zachowuje istotny uzgodniony zakres i nie zwiększa obowiązków lub opłat Klienta. Zmiany wymagające od Klienta działania są komunikowane z odpowiednim wyprzedzeniem, chyba że bezpieczeństwo lub prawo wymagają pilnego działania.
4. Nowe wersje Regulaminu AskSpot udostępnia ze wskazaniem zmian i proponowanej daty stosowania. Wobec istniejących zamówień zmiany praw i obowiązków wymagają wyraźnej akceptacji Klienta, z wyjątkiem skutków wynikających bezpośrednio z bezwzględnie obowiązujących przepisów. Zastosowanie już przyjętego mechanizmu cenowego z ust. 5–8 nie jest zmianą Regulaminu i nie wymaga ponownej akceptacji, jeżeli spełniono wszystkie jego warunki. Poza tym przypadkiem samo milczenie, dalsze logowanie ani publikacja nowej wersji nie oznaczają akceptacji zmiany. Zmiany podprocesorów podlegają odrębnej procedurze DPA.
5. Jeśli zaakceptowana Oferta wyraźnie przewiduje niniejszy mechanizm i termin zawiadomienia, AskSpot może zmienić cenę wyłącznie na przyszłe odnowienie z powodu udokumentowanej zmiany kosztów dostawców infrastruktury, oprogramowania lub AI niezbędnych do świadczenia Usług, zmiany przepisów lub danin publicznych bezpośrednio wpływającej na te koszty albo zmiany kursów walut, w których AskSpot ponosi te koszty. Zmiana ceny odpowiada kierunkowi i skali rzeczywistego wpływu wskazanej przyczyny na koszt świadczenia Usług objętych zamówieniem; nie może wykraczać poza ten wpływ. Odnowienie oznacza rozpoczęcie kolejnego uzgodnionego okresu zamówienia po zakończeniu bieżącego okresu zobowiązania. Kolejna rata lub okres rozliczeniowy w trakcie tego zobowiązania nie jest odnowieniem.
6. AskSpot doręcza Klientowi indywidualne zawiadomienie na jego adres e-mail w postaci umożliwiającej zachowanie i odtworzenie niezmienionej treści. Zawiadomienie wskazuje dotychczasową i nową cenę, przyczynę i sposób ustalenia zmiany, datę jej zastosowania oraz sposób i termin rezygnacji. Od doręczenia kompletnego zawiadomienia do odnowienia musi upłynąć co najmniej termin określony w Ofercie, zapewniający rzeczywistą możliwość rezygnacji przed pierwszym obciążeniem nową ceną. Klient może zrezygnować z odnowienia do jego rozpoczęcia, bez opłaty z tego tytułu i niezależnie od wcześniejszego terminu rezygnacji w Ofercie, w sposób wskazany w § 7 ust. 2. Pierwsze obciążenie nową ceną następuje nie wcześniej niż w dniu odnowienia. Jeżeli Klient nie zrezygnuje, odnowienie następuje po zakomunikowanej cenie na podstawie wcześniej zaakceptowanego mechanizmu.
7. Brak uzgodnionego mechanizmu lub terminu zawiadomienia, brak wskazanej w ust. 5 przyczyny albo niedochowanie wymagań zawiadomienia oznacza, że nowa cena wymaga wyraźnej akceptacji Klienta. Bez niej odnowienie następuje na dotychczasowych warunkach, o ile zamówienie nie zostanie wcześniej skutecznie zakończone lub nieodnowione zgodnie z § 7. Mechanizm nie zmienia ceny za okres już opłacony ani ceny wstecz. Nie obejmuje zmiany limitu odpowiedzialności, DPA, okresu zobowiązania, jednostki lub zasad naliczania, limitów wykorzystania ani istotnych funkcji Usług. Zmianę uzgodnionego zakresu lub pakietu rozlicza się na podstawie odrębnie zaakceptowanej Oferty.
8. Mechanizm z ust. 5–7 nie pozwala na podwyższenie ceny wobec Klienta objętego ochroną z § 14 bez jego wyraźnej akceptacji. Brak odpowiedzi, dalsze korzystanie lub pozostawienie aktywnego odnowienia nie stanowią takiej akceptacji. Ustawowe prawa Klienta pozostają nienaruszone.

§ 12 Eksport danych i zmiana dostawcy

1. Klient może zgłosić na support@askspot.io żądanie zmiany dostawcy, przeniesienia danych do własnej infrastruktury albo ich usunięcia. Wymagane prawem uprawnienia nie zależą od końca okresu rozliczeniowego ani od tego, czy Usługi są płatne.
2. Eksport obejmuje możliwe do wyeksportowania Dane Klienta i zasoby cyfrowe: przekazane materiały i bazy wiedzy, przechowywane rozmowy i zgłoszenia wraz z wynikami, dane o wykorzystaniu oraz konfiguracje i instrukcje Klienta — w zakresie przechowywanym w Usługach i objętym prawem do eksportu. Nie obejmuje oprogramowania, wag modeli, wewnętrznych mechanizmów bezpieczeństwa, tajemnic przedsiębiorstwa i innych chronionych zasobów AskSpot lub osób trzecich ani danych innych klientów; wyłączeń nie stosuje się do obchodzenia obowiązku zapewnienia zmiany dostawcy.
3. Szczegółowe kategorie danych, wyłączenia, struktury i formaty, interfejsy eksportu, znane ograniczenia i informacje o jurysdykcji infrastruktury są opisane w Karcie danych udostępnianej przed zamówieniem. Karta wskazuje adres aktualizowanego rejestru struktur i formatów oraz adres publicznej informacji o jurysdykcji infrastruktury i środkach zapobiegających sprzecznemu z prawem dostępowi organów państw trzecich do danych nieosobowych. AskSpot zapewnia prawnie wymagane interfejsy i eksport w uporządkowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Nie gwarantuje identycznego działania Usług u innego dostawcy.
4. Gdy zastosowanie ma rozdział VI rozporządzenia (UE) 2023/2854 (Data Act), okres uprzedzenia przed rozpoczęciem zmiany dostawcy nie przekracza dwóch miesięcy od zgłoszenia. Po nim następuje okres przejściowy nieprzekraczający 30 dni kalendarzowych. Strony mogą uzgodnić wcześniejsze rozpoczęcie lub szybsze zakończenie.
5. AskSpot udziela rozsądnej pomocy, wspiera strategię wyjścia, przekazuje istotne informacje i znane ryzyka, zachowuje bezpieczeństwo oraz wymaganą ciągłość świadczenia w okresie przejściowym. Klient i wskazany przez niego dostawca współpracują przy bezpiecznym przeniesieniu.
6. Gdy termin z ust. 4 jest technicznie niewykonalny, AskSpot w ciągu 14 dni roboczych od zgłoszenia przekazuje uzasadnienie i wskazuje alternatywny okres przejściowy nieprzekraczający siedmiu miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy o czas odpowiedni do swoich potrzeb.
7. Umowa w zakresie migrowanych Usług kończy się po pomyślnym zakończeniu zmiany dostawcy, o czym AskSpot informuje Klienta, albo z upływem okresu uprzedzenia, jeśli Klient wybiera usunięcie danych. Zakończenie nie pozbawia prawa do odzyskania danych.
8. Po zakończeniu okresu przejściowego Klient może pobrać dane przez co najmniej 30 dni kalendarzowych. Przy zakończeniu bez migracji taki dostęp jest zapewniony przez co najmniej 30 dni od zakończenia Usług, chyba że Klient zgodnie z prawem poleci wcześniejsze usunięcie. Po upływie właściwego okresu i pomyślnym zakończeniu migracji, gdy ma ona zastosowanie, AskSpot usuwa odpowiednie dane i na żądanie potwierdza usunięcie. DPA określa wybór zwrotu lub usunięcia danych osobowych, a Karta danych — zasady i maksymalny cykl usunięcia pozostałości w izolowanych kopiach zapasowych. Zachowanie danych powierzonych ponad ten okres wymaga obowiązku prawnego, a nie wyłącznie ogólnego interesu AskSpot w obronie roszczeń.
9. AskSpot nie pobiera dodatkowych opłat za prawnie wymagany proces zmiany dostawcy i eksport. Zwykłe opłaty za faktycznie świadczone Usługi w okresie przejściowym pozostają należne zgodnie z Ofertą. Dodatkowe, niewymagane prawem prace mogą być odpłatne wyłącznie po osobnym uzgodnieniu; nie mogą warunkować obowiązkowej pomocy. Ewentualne opłaty za wcześniejsze zakończenie zobowiązania muszą być ujawnione przed zamówieniem, zgodne z prawem i nie mogą stanowić ukrytej opłaty za zmianę dostawcy.

§ 13 Reklamacje i kontakt

1. Reklamacje można zgłaszać na support@askspot.io, podając dane pozwalające zidentyfikować konto, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania. Nie jest wymagany szczególny formularz.
2. AskSpot rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki i przekazuje odpowiedź elektronicznie. Jeżeli potrzebne są dodatkowe informacje, wskazuje ich zakres i przewidywany dalszy termin. Obowiązujące ustawowe terminy odpowiedzi i skutki ich niedochowania pozostają zachowane.
3. Zgłoszenie lub brak zgłoszenia reklamacji nie skraca ustawowych terminów dochodzenia roszczeń. Nie jest wymagane wyczerpanie reklamacji przed skorzystaniem z uprawnień ustawowych.

§ 14 Ustawowe prawa niektórych przedsiębiorców

1. Jeżeli Klient będący osobą fizyczną zawiera Umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością, lecz niemającą dla niego charakteru zawodowego, stosuje się przyznane mu przez prawo uprawnienia, w szczególności dotyczące niedozwolonych postanowień, odstąpienia i zgodności usługi cyfrowej z umową. Regulamin ani oświadczenie przy rejestracji ich nie wyłączają.
2. Klient uprawniony do odstąpienia może złożyć jednoznaczne oświadczenie na kontakt@askspot.io lub adres siedziby AskSpot w ciągu 14 dni od zawarcia umowy na odległość, bez podania przyczyny. Wystarczy wysłanie oświadczenia przed upływem terminu. Można użyć wzoru: „Odstępuję od umowy o świadczenie Usług AskSpot zawartej dnia … . Imię i nazwisko, firma, adres, identyfikator konta, data; podpis tylko przy formie papierowej”.
3. AskSpot zwraca należne płatności niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania odstąpienia, przy użyciu tej samej metody płatności, chyba że Klient zgodzi się na inną bez dodatkowych kosztów. Rozpoczęcie świadczenia przed końcem okresu odstąpienia wymaga odpowiedniego wyraźnego żądania Klienta. Sam dostęp do Panelu nie oznacza automatycznej utraty prawa odstąpienia. Zapłata za świadczenie wykonane do odstąpienia jest należna tylko w zakresie i po spełnieniu warunków przewidzianych prawem.
4. Wymagane prawem zasady dostarczenia, zgodności, aktualizacji, doprowadzenia Usług do zgodności, obniżenia ceny i zakończenia Umowy mają pierwszeństwo przed odmiennymi warunkami Oferty. Przy zmianie usługi cyfrowej, która istotnie i negatywnie wpływa na dostęp lub korzystanie, AskSpot z odpowiednim wyprzedzeniem informuje na trwałym nośniku o właściwościach i terminie zmiany oraz uprawnieniach Klienta. Uprawniony Klient może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu w ciągu 30 dni od zmiany lub otrzymania informacji o niej, jeżeli nastąpiło to później, na zasadach ustawowych, z uwzględnieniem ustawowego wyjątku dotyczącego możliwości zachowania bez dodatkowych kosztów niezmienionej Usługi zgodnej z Umową.

§ 15 Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu, z zachowaniem przepisów bezwzględnie obowiązujących mających zastosowanie do Klienta. Spory rozstrzygają sądy właściwe na podstawie obowiązujących przepisów, chyba że strony skutecznie uzgodnią właściwość sądu w odrębnej umowie.
2. Oświadczenia umowne przekazuje się elektronicznie na adresy wskazane przez strony. Klient aktualizuje adres kontaktowy. Przepis wymagający szczególnej formy pozostaje wiążący.
3. Przeniesienie Umowy wymaga zgody drugiej strony, chyba że następuje z mocy prawa. Nieważne lub nieskuteczne postanowienie nie uchyla pozostałych w zakresie dopuszczalnym prawem.
4. Wersja językowa wybrana przy akceptacji jest językiem Umowy. Wersje polska i angielska mają odpowiadającą sobie treść; tłumaczenie udostępnione dodatkowo nie ogranicza praw wynikających z zaakceptowanej wersji. Potwierdzenie wskazuje zastosowany język i wersję dokumentów.

---

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych AskSpot

Wersja 1.0 | Aktualizacja: 7 września 2026 r. | Załącznik do Regulaminu usług AskSpot

§1. Zawarcie i zakres

1. Niniejszą umowę („DPA”) zawierają Klient wskazany przy zawieraniu Umowy oraz ASKSPOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ („AskSpot”), opisana w Terms & Conditions („Regulamin”). Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie z Regulaminu, a pojęcia dotyczące ochrony danych — z rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”).
2. DPA stanowi część Umowy i zostaje zawarte wraz z nią w procedurze akceptacji Regulaminu i DPA opisanej w §2 Regulaminu, także dla triala, przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych Klienta. Nie wymaga osobnego podpisu. AskSpot udostępnia Klientowi wersję DPA możliwą do zachowania i odtworzenia.
3. Klient jest administratorem danych, a AskSpot podmiotem przetwarzającym. Jeżeli Klient działa jako podmiot przetwarzający dla innego administratora, zapewnia odpowiednie upoważnienie do dalszego powierzenia AskSpot oraz przekazuje zgodne z nim instrukcje. DPA nie obejmuje danych przetwarzanych przez AskSpot jako odrębnego administratora w celach rozliczeń, zarządzania własnymi relacjami handlowymi lub wykonania własnych obowiązków prawnych, opisanych w polityce prywatności.
4. Przedmiotem powierzenia jest obsługa danych na potrzeby Usług wybranych przez Klienta. Zakres, cel, kategorie osób i danych określa Załącznik A. DPA obowiązuje przez okres świadczenia Usług, w tym ich kończenia i migracji, oraz do usunięcia lub zwrotu danych zgodnie z §7.

§2. Instrukcje i obowiązki Klienta

1. AskSpot przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, także w odniesieniu do transferów poza EOG. Polecenie stanowią Umowa, DPA, uzgodniona Karta danych, ustawienia wybrane przez upoważnione osoby oraz instrukcje przekazane elektronicznie. Odstępstwo dopuszczalne jest, gdy przetwarzania wymaga prawo Unii lub państwa członkowskiego, któremu podlega AskSpot; AskSpot informuje o takim obowiązku przed przetwarzaniem, chyba że prawo zabrania tego ze względu na ważny interes publiczny.
2. Klient odpowiada za legalność pozyskania i udostępnienia danych, podstawy prawne, obowiązki informacyjne, zakres instrukcji i minimalizację danych. Klient nie przekazuje danych szczególnych kategorii z art. 9 RODO ani danych z art. 10 RODO, chyba że Strony uprzednio uzgodnią odpowiedni zakres i zabezpieczenia. Nie wyłącza to obowiązków AskSpot wobec danych otrzymanych przypadkowo; Strony uzgadniają ich ograniczenie lub usunięcie.
3. AskSpot niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli uważa, że instrukcja narusza przepisy ochrony danych, i wstrzymuje jej wykonanie do wyjaśnienia. Jeżeli zgodne z prawem wykonanie Usług okaże się niemożliwe, Strony uzgadniają zakończenie odpowiedniego zakresu i postępowanie z danymi. Koszty dodatkowych prac wymagają uprzedniego uzgodnienia; brak uzgodnienia nie zawiesza obowiązków ustawowych AskSpot.
4. Dane osobowe służą wykonaniu Usług, w tym utrzymaniu i optymalizacji Agentów tego Klienta oraz raportowaniu dla niego. AskSpot nie wykorzystuje ich do rozwoju produktu jako całości ani do trenowania lub dostrajania modeli udostępnianych innym klientom i nie zezwala na to podprocesorom. Optymalizacja Agentów Klienta nie stanowi zgody na taki trening.

§3. Poufność i bezpieczeństwo

1. AskSpot zapewnia, że dostęp do danych otrzymują tylko osoby upoważnione, zobowiązane do poufności lub podlegające odpowiedniemu obowiązkowi ustawowemu, w zakresie potrzebnym do wykonywania zadań.
2. AskSpot wdraża i utrzymuje środki odpowiednie do ryzyka zgodnie z art. 32 RODO, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów, charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania. Minimum zobowiązań określa Załącznik B, a szczegóły — Karta danych udostępniona przed powierzeniem. AskSpot może rozwijać środki, zachowując odpowiedni poziom ochrony i nie obniżając go istotnie.

§4. Pomoc, naruszenia i kontrola

1. Uwzględniając charakter przetwarzania, AskSpot pomaga Klientowi odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą. Żądania otrzymane bezpośrednio przekazuje Klientowi bez zbędnej zwłoki i nie rozstrzyga ich samodzielnie bez instrukcji, chyba że wymaga tego prawo.
2. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania i dostępne informacje, AskSpot pomaga w realizacji obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym ocenie skutków, uprzednich konsultacjach, zgłoszeniach organowi i zawiadamianiu osób.
3. AskSpot zgłasza Klientowi naruszenie ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, na adres kontaktowy wskazany na Koncie. Przekazuje dostępne informacje o charakterze naruszenia, kategoriach i przybliżonej liczbie osób i rekordów, możliwych skutkach, działaniach naprawczych oraz punkcie kontaktowym. Nie czeka na zakończenie dochodzenia; brakujące informacje uzupełnia sukcesywnie. Podejmuje środki ograniczające skutki i współpracuje przy wyjaśnieniu.
4. AskSpot udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje, Klientowi lub upoważnionemu audytorowi i przyczynia się do nich. Strony najpierw wykorzystują wystarczającą dokumentację, a zakres i termin dalszych czynności uzgadniają proporcjonalnie do ryzyka. Uzgodnienia nie mogą udaremniać kontroli, pilnej reakcji na naruszenie ani uprawnień organu. Chroni się dane innych klientów, poufność i bezpieczeństwo systemów.
5. Każda Strona ponosi własne zwykłe koszty współpracy; Klient ponosi koszty wybranego przez siebie audytora. Dodatkowe odpłatne wsparcie wymaga uprzedniego uzgodnienia i nie może warunkować wykonania obowiązków AskSpot wynikających z RODO. Klient nie finansuje usuwania naruszeń DPA lub prawa, za które odpowiada AskSpot albo jego podprocesor.

§5. Podprocesorzy i transfery

1. Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z podprocesorów wymienionych w Załączniku C, w zakresie potrzebnym dla jego Usług. Wykaz obejmuje także dostawców funkcji planowanych lub zależnych od konfiguracji; samo umieszczenie w wykazie nie oznacza, że każdy otrzymuje dane każdego Klienta.
2. Przed dodaniem lub zastąpieniem podprocesora AskSpot informuje Klienta elektronicznie o tożsamości dostawcy, zadaniach, miejscach przetwarzania, zabezpieczeniach transferu oraz planowanym rozpoczęciu. Wyprzedzenie i podany termin sprzeciwu muszą dawać rzeczywistą możliwość oceny i zgłoszenia uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących ochrony danych, zanim dane zostaną przekazane. Tę procedurę i ust. 3 stosuje się również do istotnej zmiany miejsc przetwarzania lub zabezpieczeń transferu.
3. AskSpot rozpatruje sprzeciw i poszukuje uzasadnionego rozwiązania. Jeśli rozwiązania nie uzgodniono, Klient może zakończyć Umowę, zanim nowy podprocesor otrzyma jego dane. AskSpot do tego czasu nie przekazuje mu danych. Rozliczenie obejmuje zwrot przedpłaty za niewykorzystaną część zakończonych Usług, bez opłaty za zakończenie z tej przyczyny.
4. AskSpot nakłada na podprocesorów w umowie takie same obowiązki ochrony danych jak w DPA, w zakresie właściwym dla powierzonego im przetwarzania, zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO, i pozostaje odpowiedzialny wobec Klienta za wykonywanie przez nich obowiązków ochrony danych.
5. Przetwarzanie obejmuje transfery poza EOG, w tym do USA i przez globalną sieć Cloudflare. Miejsca przetwarzania i zdalnego dostępu oraz konkretne mechanizmy transferu wskazuje Karta danych. AskSpot zapewnia zgodność z rozdziałem V RODO przed transferem: właściwą decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne, wraz z wymaganą oceną i środkami uzupełniającymi. Akceptacja DPA nie zastępuje tych mechanizmów ani nie stanowi zgody osoby na odstępstwo z art. 49 RODO. AskSpot udostępnia Klientowi informacje o zabezpieczeniach i ich kopię z dopuszczalnymi wyłączeniami poufnych informacji.

§6. Żądania organów

AskSpot bez zbędnej zwłoki informuje Klienta o żądaniu organu dotyczącym powierzonych danych i o postępowaniach mających istotny wpływ na ich ochronę, chyba że prawo tego zabrania. Weryfikuje podstawę żądania, ogranicza ujawnienie do wymaganego zakresu i podejmuje prawnie dostępne działania ochronne, gdy są uzasadnione.

§7. Zwrot i usunięcie

1. Klient wybiera zwrot lub usunięcie danych, z zachowaniem procedury migracji i okresu odbioru z §12 Regulaminu. Dane nie są usuwane przed końcem przysługującego okresu odbioru wyłącznie dlatego, że zakończyła się płatna Usługa. W tym czasie AskSpot ogranicza przetwarzanie do przechowania, bezpieczeństwa, zwrotu i migracji oraz wykonania prawa.
2. Po zwrocie AskSpot usuwa pozostałe kopie; przy wyborze usunięcia lub braku odmiennej instrukcji usuwa dane po zakończeniu okresu odbioru. Wcześniejsze usunięcie wymaga jednoznacznej instrukcji Klienta. Obowiązkowe przechowanie na podstawie prawa Unii lub państwa członkowskiego ogranicza się do wymaganego zakresu i okresu.
3. Pozostałości w kopiach zapasowych pozostają odizolowane, chronione DPA i niewykorzystywane do innych celów; są usuwane w maksymalnym cyklu określonym w Karcie danych. Jeśli odtworzenie awaryjne przywróci takie dane, AskSpot ponownie wykonuje ich usunięcie. Na żądanie potwierdza zakończenie usuwania i wskazuje ewentualne prawne wyjątki.

§8. Odpowiedzialność i pierwszeństwo

Odpowiedzialność między Stronami podlega §10 Regulaminu, z jednym wspólnym limitem obejmującym Umowę i DPA; DPA nie ustanawia dodatkowego limitu. Nie narusza to praw osób, uprawnień organów ani odpowiedzialności i regresu w zakresie bezwzględnie wymaganym przez RODO, w szczególności art. 82. W sprawach powierzenia DPA ma pierwszeństwo przed Regulaminem; obowiązujące standardowe klauzule umowne mają pierwszeństwo w zakresie przez nie wymaganym.

Załącznik A — Opis przetwarzania

Element	Zakres
Cel	Świadczenie wybranych Usług, obsługa zapytań i zgłoszeń, generowanie odpowiedzi, utrzymanie i optymalizacja Agentów Klienta oraz raporty dla niego.
Operacje	Zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie, analiza, generowanie odpowiedzi, udostępnianie upoważnionym odbiorcom, eksport i usuwanie; elektronicznie, w miarę korzystania z Usług.
Osoby	Użytkownicy stron i kanałów Klienta, jego klienci, osoby kontaktowe oraz personel — w zakresie danych przekazanych do Usług.
Dane	Dane identyfikacyjne i kontaktowe, identyfikatory techniczne, treści rozmów i zgłoszeń, historia interakcji oraz dane zamówień, jeśli objęte wybraną integracją; bez zakresów wyłączonych w §2 ust. 2.
Retencja podczas świadczenia Usług	Standardowy okres przechowywania historii rozmów wynosi 2 lata, a pełnych logów rozmów — 30 dni. Inne okresy mogą zostać uzgodnione z Klientem w Karcie danych, w zakresie zgodnym z prawem.
Czas i zakres szczegółowy	Zgodnie z §1 i §7; Karta danych konkretyzuje kategorie, integracje, początek biegu okresów retencji, zasady dotyczące pozostałych danych i formaty eksportu. Zasady zakończenia, zwrotu i usunięcia z §7 mają pierwszeństwo przed standardową retencją; nie skraca ona przysługującego okresu odbioru danych.

Załącznik B — Minimalne zobowiązania bezpieczeństwa

AskSpot utrzymuje kontrolę dostępu i zasadę niezbędnych uprawnień, nadawanie i odbieranie upoważnień, zobowiązania poufności i szkolenia, ochronę transmisji i przechowywanych danych odpowiednią do ryzyka, rejestrowanie istotnych zdarzeń i obsługę incydentów, zarządzanie podatnościami oraz procedury zapewniające poufność, integralność, dostępność, odporność i zdolność szybkiego przywrócenia dostępu do danych po incydencie. Regularnie testuje i ocenia skuteczność środków. Konkretne rozwiązania, kopie zapasowe i zasady odtwarzania opisuje Karta danych; niniejszy załącznik nie jest oświadczeniem o posiadaniu certyfikatu bezpieczeństwa.

Załącznik C — Upoważnieni podprocesorzy

Podmiot — kraj siedziby	Funkcja w zakresie powierzonych danych
Microsoft Ireland Operations Limited — Irlandia	Przetwarzanie zapytań i generowanie odpowiedzi przez Azure OpenAI Service, jeśli włączone dla Usług Klienta.
Google Ireland Limited, w imieniu grupy Google Cloud — Irlandia	Hosting, bazy danych, przetwarzanie zapytań i generowanie odpowiedzi z użyciem usług Google Cloud, w tym Vertex AI.
Twilio Ireland Limited, SendGrid — Irlandia	Wysyłka wiadomości transakcyjnych do Klienta i jego personelu.
Functional Software, Inc., Sentry — USA	Monitoring błędów i incydentów; fragmenty logów i identyfikatory techniczne.
Cloudflare, Inc. — USA	Ochrona przed nadużyciami i zabezpieczenie ruchu w globalnej sieci brzegowej.
Anthropic, PBC — USA	Analiza dla optymalizacji Agentów Klienta i raportowania na jego rzecz.
OpenAI OpCo, LLC — USA	Analiza dla optymalizacji Agentów Klienta i raportowania na jego rzecz.

Kraj siedziby nie przesądza o miejscu przetwarzania. Szczegółowe kraje, regiony, zakres dostępu oraz mechanizmy transferów dla użytej konfiguracji określa Karta danych udostępniana Klientowi przed powierzeniem; zmiany podlegają §5.