Wersja 1.0 | Aktualizacja: 7 września 2026 r.
Spis treści
- 1. Administrator i kontakt
- 2. Kiedy stosuje się ta Polityka
- 3. Jakie dane otrzymujemy i skąd
- 4. Cele i podstawy przetwarzania
- 5. Czy musisz podawać dane
- 6. Komu udostępniamy dane
- 7. Przekazywanie danych poza EOG
- 8. Jak długo przechowujemy dane
- 9. Cookies i podobne technologie
- 10. Automatyzacja i profilowanie
- 11. Twoje prawa
- 12. Zmiany Polityki
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych opisanych w tej Polityce jest ASKSPOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Krakowie, al. Jana Pawła II 43B, 31-864 Kraków, Polska, KRS 0000993175, NIP 6751770919 („AskSpot”, „my”).
W sprawach danych osobowych i wykonywania swoich praw możesz napisać na kontakt@askspot.io lub na powyższy adres pocztowy.
2. Kiedy stosuje się ta Polityka
Polityka opisuje przetwarzanie danych osób odwiedzających nasze strony, kontaktujących się z nami, zainteresowanych naszą ofertą oraz zakładających lub obsługujących konto AskSpot. Obejmuje także osoby reprezentujące naszych klientów i kontrahentów oraz wskazane przez nich osoby kontaktowe.
Gdy sklep lub inny klient korzysta z AskSpot do obsługi swoich użytkowników, przetwarzamy przekazane nam dane na jego zlecenie. Zasady tej współpracy określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), stanowiąca załącznik do Regulaminu usług AskSpot. Za informowanie użytkowników tego sklepu lub klienta o przetwarzaniu danych odpowiada właściwy administrator. W sprawach rozmowy prowadzonej z agentem na stronie sklepu zwróć się przede wszystkim do tego sklepu; jeśli otrzymamy dotyczące jej żądanie, przekażemy je właściwemu klientowi.
Ta Polityka nie stanowi zgody na marketing ani nie zastępuje DPA. Korzystanie z narzędzi AI do obsługi danych powierzonych przez klienta nie uprawnia nas do wykorzystywania tych danych do własnego marketingu.
3. Jakie dane otrzymujemy i skąd
Otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie, gdy wypełniasz formularz, tworzysz konto, zamawiasz usługę, piszesz do nas lub korzystasz ze strony. Są to odpowiednio: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, firma, stanowisko, adres strony internetowej, dane konta, dane do rozliczeń oraz treść korespondencji, zgłoszeń i przekazanych załączników. Zakres zależy od sprawy i wybranej funkcji; nie każdy formularz wymaga wszystkich tych danych.
Możemy otrzymać Twoje służbowe dane także od pracodawcy lub firmy, którą reprezentujesz, od innej upoważnionej osoby z tej firmy, z publicznych stron firmowych, rejestrów przedsiębiorców i zawodowych profili publicznych oraz od dostawców informacji o kontaktach biznesowych. W takim przypadku chodzi o dane identyfikacyjne i kontaktowe związane z funkcją zawodową, firmą i potencjalną lub istniejącą współpracą. Informacje wymagane przez RODO, w tym o źródle danych i przysługujących prawach, przekazujemy najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych; jeśli wcześniej kontaktujemy się z Tobą lub ujawniamy dane innemu odbiorcy — najpóźniej przy pierwszym takim kontakcie lub ujawnieniu, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w RODO. Publiczne udostępnienie adresu nie oznacza zgody na otrzymywanie marketingu elektronicznego.
Podczas korzystania ze strony lub konta przetwarzane są także dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory sesji i urządzenia, typ przeglądarki, informacje o odwiedzanych stronach, zdarzeniach i błędach. Dodatkowa analityka oraz identyfikatory reklamowe zależą od Twoich wyborów dotyczących cookies i podobnych technologii opisanych w pkt 9.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Podstawy wskazane poniżej odnoszą się do art. 6 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”).
| Cel | Podstawa i uzasadnienie |
|---|---|
| Odpowiedź na pytanie, przedstawienie zamówionej oferty, demonstracja usługi i uzgodnienia przed zawarciem umowy | Lit. b — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, jeśli masz być jej stroną; w pozostałych przypadkach lit. f — nasz uzasadniony interes w obsłudze korespondencji i prowadzeniu relacji biznesowych. |
| Utworzenie i obsługa konta, wykonanie umowy, obsługa zgłoszeń oraz komunikaty dotyczące usługi | Lit. b — gdy jesteś stroną umowy; lit. f — gdy działasz jako przedstawiciel lub użytkownik konta klienta, w celu wykonania współpracy z tą firmą, zarządzania dostępem i zapewnienia obsługi. |
| Rozliczenia, faktury i wykonanie obowiązków prawnych | Lit. c — obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych; lit. b lub f odpowiednio do obsługi samej płatności i współpracy. |
| Bezpieczeństwo strony i kont, przeciwdziałanie nadużyciom, diagnostyka oraz zapewnienie działania usługi | Lit. f — nasz uzasadniony interes w ochronie systemów, danych i użytkowników oraz rozwiązywaniu problemów technicznych. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, wykazanie udzielonych zgód i obsłużonych żądań | Lit. f — ochrona naszych praw i wykazanie prawidłowego działania; lit. c — w zakresie obowiązków prawnych związanych z obsługą praw osób. |
| Prowadzenie relacji handlowych i marketing własnych usług | Lit. f — nasz uzasadniony interes w prezentowaniu własnych usług i utrzymywaniu relacji biznesowych. Możesz w każdej chwili sprzeciwić się marketingowi. Wysyłanie marketingu e-mailem, telefonicznie lub innym kanałem wymagającym zgody odbywa się tylko po uzyskaniu właściwej zgody na ten kanał. |
| Dodatkowa analityka strony, pomiar kampanii i reklama wykorzystujące niekonieczne cookies lub podobne identyfikatory | Lit. a — zgoda na określone cele, wyrażona w ustawieniach cookies; możesz ją wycofać. |
Jeśli prosimy o zgodę na inny, odrębnie opisany cel, wskazujemy go w momencie jej zbierania. Nie uzależniamy utworzenia konta ani zakupu usługi od zgody na marketing lub niekonieczne cookies.
5. Czy musisz podawać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi konkretnej czynności, np. odpowiedzi na wiadomość, utworzenia konta lub zawarcia umowy. Bez nich możemy nie być w stanie jej wykonać. Dane niezbędne do wystawienia faktury i wykonania innych obowiązków prawnych wynikają z właściwych przepisów. Dane dodatkowe oraz zgody marketingowe i dotyczące niekoniecznych cookies pozostają opcjonalne.
6. Komu udostępniamy dane
Dostęp do danych mają upoważnione osoby pracujące dla AskSpot oraz usługodawcy w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań. Odbiorcami mogą być dostawcy hostingu, chmury i zabezpieczeń, poczty elektronicznej i komunikacji, narzędzi CRM i obsługi zgłoszeń, systemów fakturowania i płatności, usług księgowych, prawnych i audytowych. Ochronę formularzy przed nadużyciami wspiera Cloudflare Turnstile. W zakresie dodatkowej analityki i reklamy odbiorcami są także dostawcy narzędzi wskazanych w pkt 9, zgodnie z wybranymi zgodami.
Usługodawcy przetwarzający dane w naszym imieniu podlegają odpowiednim umowom i instrukcjom. Podmioty wykonujące własne obowiązki, np. banki lub doradcy zawodowi, mogą działać jako odrębni administratorzy. Dane mogą otrzymać także uprawnione organy, jeśli ujawnienia wymagają właściwe przepisy. Nie udostępniamy wszystkim tym odbiorcom całego zbioru danych.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Korzystanie z międzynarodowych usług technologicznych może wiązać się z przetwarzaniem lub dostępem do danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Samo przechowywanie danych na serwerze w EOG nie wyklucza dostępu z innego kraju.
Takie przekazywanie wymaga mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO. Stosujemy właściwą decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej wraz z wymaganą oceną i środkami uzupełniającymi. W odniesieniu do odbiorców w USA możemy opierać się na EU–US Data Privacy Framework wyłącznie wtedy, gdy odbiorca posiada właściwą, aktualną certyfikację i obejmuje ona dany transfer.
Aby uzyskać informację o mechanizmie zastosowanym do Twoich danych lub kopię odpowiednich zabezpieczeń, napisz na kontakt@askspot.io. Kopia może uwzględniać ochronę poufnych informacji i danych innych osób. Zgoda na cookies ani akceptacja Regulaminu nie zastępują wymaganych zabezpieczeń transferu.
8. Jak długo przechowujemy dane
Okres zależy od celu i rodzaju danych. Dane usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy po ustaniu podstaw ich dalszego przechowywania.
| Rodzaj danych | Okres lub kryterium ustalenia okresu |
|---|---|
| Zapytania i rozmowy o ofercie | Do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy lub rozmów o współpracy; później zachowujemy tylko zakres potrzebny dla ewentualnej zawartej umowy, obowiązku prawnego albo roszczenia. |
| Konto i kontakt w ramach współpracy | Przez czas utrzymywania konta lub współpracy i wykonywania czynności związanych z jej zakończeniem; po ich zakończeniu pozostaje jedynie zakres wymagany do rozliczeń, wykazania wykonania obowiązków lub roszczeń. |
| Dokumenty rozliczeniowe | Przez okres przechowywania wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, liczony według zasad właściwych dla danego dokumentu; dłużej, jeśli taki skutek wynika z postępowania lub innego obowiązku prawnego. |
| Dane potrzebne do roszczeń | Do upływu właściwego terminu przedawnienia, a jeśli wcześniej wszczęto postępowanie — do jego prawomocnego zakończenia i zakończenia wymaganych czynności wykonawczych. Nie oznacza to zachowywania wszystkich danych konta. |
| Marketing i zgody | Do skutecznego sprzeciwu wobec marketingu, wycofania odpowiedniej zgody albo wcześniejszego zakończenia danego celu. Ograniczony zapis sprzeciwu lub cofnięcia zgody może pozostać, aby go respektować; dowód zgody i jej wykorzystania — w zakresie potrzebnym do wykazania zgodności lub obrony roszczeń. |
| Dane diagnostyczne i dotyczące bezpieczeństwa | Przez czas potrzebny do wykrywania i wyjaśniania błędów lub nadużyć oraz sprawdzenia skuteczności działań naprawczych. Okres ustalamy z uwzględnieniem rodzaju zdarzeń, czasu potrzebnego na wykrycie incydentu i zakresu danych. Fragment związany z konkretnym incydentem pozostaje do jego wyjaśnienia i zakończenia działań naprawczych, a następnie jedynie w zakresie niezbędnym do obowiązku prawnego lub roszczenia. |
| Dane analityczne i reklamowe przechowywane poza przeglądarką | Okres ustalamy odrębnie od czasu działania cookies, uwzględniając czas kampanii lub analizy, okres potrzebny do porównania jej wyników oraz zakres zgody. Po ustaniu tych celów i podstaw dalszego przetwarzania dane usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy. Cofnięcie zgody kończy dalsze przetwarzanie oparte na niej, z zachowaniem jedynie danych wymaganych do wykazania jej udzielenia, wykonania obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń. |
| Cookies i dane w pamięci przeglądarki | Według okresów w pkt 9; czas zapisania identyfikatora w przeglądarce nie jest równoznaczny z czasem przechowywania wszystkich danych po stronie dostawcy. Zakres dalszego przetwarzania zależy od celu, zgody i zasad danego narzędzia. |
Dane powierzone przez naszych klientów podlegają zasadom zwrotu i usunięcia z ich umowy i DPA. Podczas świadczenia Usług standardowy okres przechowywania historii rozmów wynosi 2 lata, a pełnych logów rozmów — 30 dni; inne okresy mogą zostać zgodnie z prawem uzgodnione z klientem. Zakończenie współpracy i instrukcje klienta podlegają zasadom DPA, z zachowaniem przysługującego okresu odbioru danych. Powyższe okresy dotyczące własnych celów AskSpot nie przedłużają automatycznie przechowywania danych powierzonych.
9. Cookies i podobne technologie
Cookies to niewielkie pliki zapisywane w przeglądarce. Korzystamy również z pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) i podobnych identyfikatorów. Technologie niezbędne umożliwiają działanie żądanych funkcji oraz zapamiętanie wyborów prywatności. Technologie analityczne i reklamowe wymagają uprzedniej zgody; możesz odmówić ich użycia bez utraty dostępu do podstawowej strony.
Na naszej stronie wybory zmienisz przez „Ustawienia plików cookie” w stopce. Możesz zaakceptować wybrane kategorie, odrzucić zbędne technologie lub zmienić wcześniejszy wybór. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Dane wcześniej zapisane w przeglądarce możesz także usunąć w jej ustawieniach; samo wycofanie zgody nie musi usuwać wszystkich takich zapisów. Blokowanie technologii niezbędnych może ograniczyć działanie wybranych funkcji.
Poniższy wykaz dotyczy strony internetowej AskSpot. Konkretny zestaw zależy od strony, funkcji i udzielonych zgód; wszystkie pozycje nie muszą być używane podczas każdej wizyty.
| Identyfikator / narzędzie | Cel | Okres w przeglądarce |
|---|---|---|
cc_cookie — AskSpot, mechanizm ustawień cookies | Zapamiętanie wyborów dotyczących zgód | Do 6 miesięcy |
askspot_attr — AskSpot | Ustalenie źródła wizyty i przypisania do kampanii | Do 90 dni |
_ga, _ga_* — Google Analytics | Statystyki korzystania ze strony i pomiar wizyt | Do 2 lat |
__hstc, hubspotutk — HubSpot | Analityka wizyt i rozpoznanie powracającej przeglądarki | Do 6 miesięcy |
__hssc — HubSpot | Informacje o bieżącej sesji | Do 30 minut |
__hssrc — HubSpot | Rozpoznanie ponownego uruchomienia przeglądarki | Do końca sesji |
apolloAnonId — Apollo, localStorage | Identyfikator wizyt, wykorzystywany także do dopasowania do firmy lub profilu biznesowego | Zapis trwały, do usunięcia danych witryny |
[appId]_eventQueue — Apollo, localStorage; prefiks zależy od aplikacji | Kolejka zdarzeń oczekujących na wysłanie | Do wysłania zdarzeń lub usunięcia danych witryny |
liveIntentData — LiveIntent za pośrednictwem Apollo, localStorage | Dopasowanie wizyty do profilu marketingowego | Zapis trwały, do usunięcia danych witryny |
Okresy mogą być liczone ponownie przy zapisaniu lub odnowieniu identyfikatora zgodnie z funkcją narzędzia i udzieloną zgodą. Google Tag Manager służy do zarządzania uruchamianiem narzędzi; nie stanowi odrębnej zgody na ich działanie. Google Analytics i HubSpot służą dodatkowej analityce. Apollo, w tym opisane w ustawieniach wykorzystanie LiveIntent za jego pośrednictwem, może dopasowywać wizytę do firmy lub profilu biznesowego i wspierać ustalanie priorytetu kontaktu sprzedażowego. Funkcje te podlegają wyborowi dotyczącemu technologii reklamowych. Informacje dotyczące dostawców znajdziesz także w polityce Google, polityce HubSpot, polityce Apollo i polityce LiveIntent.
Jeżeli wprowadzimy inne technologie wymagające zgody lub nowy cel ich użycia, odpowiednia informacja i wybór zostaną udostępnione przed ich uruchomieniem. Ustawienia cookies strony AskSpot nie zastępują wyborów na stronach naszych klientów ani w odrębnych usługach dostawców.
10. Automatyzacja i profilowanie
Narzędzia analityczne i reklamowe mogą automatycznie łączyć informacje o wizytach i interakcjach, aby mierzyć skuteczność kampanii, rozpoznawać powracające przeglądarki, dopasowywać wizytę do firmy lub profilu, ustalać priorytet kontaktu sprzedażowego i dobierać treści. W zakresie dotyczącym osoby może to stanowić profilowanie. Odbywa się ono zgodnie z wyborem dotyczącym niekoniecznych technologii; zgody możesz wycofać, a wobec marketingu wnieść sprzeciw. Samo zidentyfikowanie wizyty nie stanowi zgody na marketing e-mailem lub telefonicznie.
Takie profilowanie służy doborowi i pomiarowi komunikacji marketingowej, a nie rozstrzyganiu o Twoich prawach lub obowiązkach. Gdyby odrębna funkcja miała podejmować decyzje wyłącznie automatycznie i wywoływać skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływać, przed jej zastosowaniem przekażemy właściwą informację o podstawie, zasadach, skutkach i przysługujących zabezpieczeniach. Przetwarzanie przez agenta działającego na zlecenie klienta podlega zakresowi opisanemu w pkt 2.
11. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia danych przysługuje w zakresie danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.
Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania. Po sprzeciwie nie przetwarzamy danych w tym celu. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie uzasadnionego interesu w innym celu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; rozpatrzymy go zgodnie z RODO.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. W sprawach marketingu skorzystaj z możliwości rezygnacji w wiadomości lub napisz do nas; w sprawach cookies użyj ustawień opisanych w pkt 9. Aby wykonać pozostałe prawa, napisz na kontakt@askspot.io. Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeśli złożoność lub liczba żądań wymaga przedłużenia, RODO pozwala wydłużyć termin o kolejne dwa miesiące; w pierwszym miesiącu poinformujemy o przedłużeniu i jego powodach. Wyjaśnimy także ewentualną odmowę i przysługujące środki ochrony.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — informacje na uodo.gov.pl — lub innego właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub domniemanego naruszenia.
12. Zmiany Polityki
Aktualizujemy Politykę, gdy zmieniają się opisane procesy, narzędzia lub wymagania prawne. Aktualna wersja zawiera datę na początku dokumentu. O istotnych zmianach informujemy odpowiednio do ich zakresu, a informacje o nowym celu przekazujemy przed rozpoczęciem przetwarzania w tym celu. Zmiana Polityki nie rozszerza udzielonej zgody; jeśli potrzebna jest nowa zgoda, zwracamy się o nią osobno.